¿Estás buscando cuál es el mejor CRM online (y a ser posible gratis) del mercado? No es tarea sencilla. En este artículo te describo algunos de los más populares (y sí… algunos son gratis).

La pieza clave para que funcione un negocio son los clientes. Sin ellos, no hay compra/venta de productos o servicios. Y sin transacciones no hay facturación que sostenga el sueldo de la persona que monta el negocio. Ellos son la base, y hay que ofrecerles lo que le demandan. Por tanto, orientar el negocio a los clientes es la piedra angular para que todo fluya a las mil maravillas.

De hecho, una de las preguntas clave que se hace en una consultoría de negocio es a qué segmentos del mercado se orienta la empresa, y cuál es la relación entre la marca y los clientes.

Si tienes un volumen de clientes pequeño es posible que seas capaz de llevar en tu cabeza toda la infomación relativa a ellos. Pero si no eres bueno con la memoria, o tienes tantos clientes que te llegues a sentir desbordado, necesitas un CRM.

Yo he necesitado uno, porque ni tengo tanta memoria ni me parece útil hacer ese alarde de neuronas. Y también porque llegado a un cierto volumen de contactos que no quiero que se me pierda información, o que se me escapen oportunidades.

Y ya que he hecho el esfuerzo de investigar varias aplicaciones hasta encontrar la que más se adecue a mis necesidades, me ha parecido interesante reseñarlas en el blog, por si ese esfuerzo puede ayudarte a encontrar tu herramienta.

¿Qué es CRM?

Es una herramienta cuyas siglas en inglés son Customer Relationship Manager, que traducido resulta Gestor de Relaciones con los Clientes. Es una aplicación que sirve para gestionar todos los contactos de una empresa.

¿Como la agenda del móvil? Sí, pero además permite colocar a esos contactos dentro de embudos (pipelines o funnels) que nos permita identificar si son clientes potenciales, si están interesados en tus servicios, si está en fase de recibir o de aceptar una propuesta, si es un cliente que ya es fiel y está haciendo compras recurrentes.

¿Para qué sirve un CRM?

Son muchas las utilidades que se pueden extraer del uso de un CRM. Por ejemplo agendar reuniones, anotar información personal del cliente (nombre del cónyuge, si tiene mascotas, si es alérgico a algo…), cuándo fue la última vez que se tuvo contacto con esa persona, cuándo el último email…

Se puede usar para llevar un control de las propuestas de servicio que cuajan, las que no, los contactos que se pierden… y cuando se alcanzan niveles expertos de uso de CRMs se pueden usar para gestionar la facturación, hacer presupuestos, calcular la facturación, hacer previsiones…

Criterios para elegir el mejor CRM online

Obviamente, a la hora de decidir cuál es el mejor CRM del mercado obviamente hay que designar un baremo, una tabla de criterios que nos permitan decidir cuál es mejor. Puede que para unos el mejor CRM sea una hoja excel, porque es todo lo que necesitan para llevar el control de la gestión de clientes.

Para otros, el mejor CRM online será, seguramente, la app más guay de iPhone aunque no sea del todo funcional. Pero como es bonita de Apple eso ya se ajusta a su criterio. Los expertos en ventas gustan de aplicaciones complejas y llenas de datos. Los que no lo somos preferimos programas más sencillos e intuitivos.

En mi caso, los criterios que he tenido en cuenta para hacer mi análisis son los siguientes:

  • Que sea multiplataforma: la mayor parte de la jornada laboral la paso en la oficina, en un pc. Pero hay una gran cantidad de horas que las paso fuera de la misma. En esos casos, cuando trabajo en mobilidad, tengo que poder acceder a los datos esté donde esté. Eso implica que el programa tiene que tener acceso vía smartphone y tablet.
  • Que sea un CRM online: en definidas cuentas, que esté en la nube. Por el mismo motivo expuesto en el punto anterior, de nada sirve tener un programa de gestión de clientes en la oficina si cuando salgo no me lo puedo llevar conmigo. Para eso utilizo una libreta y ya.
  • Que se integre con Gsuite, lo que antes se llamaba “Google Apps” para empresas: Vivimos con demasiadas herramientas a nuestro alrededor. Eso nos condiciona. Y tampoco queremos volvernos locos. Cuanto más integradas estén unas con otras, mejor. Y G Suite es la piedra angular de mi empresa ahora mismo (teniendo en cuenta que usamos todos móviles android, no es raro).
  • Que la curva de aprendizaje sea fácil: iba a llamar a este artículo ¿Cuál es el mejor CRM (para torpes)?. Porque las profesionales dedicados a las ventas tendrán muy claro qué necesitan pedirle a un software de gestión de clientes. Pero los que nos dedicamos a otras facetas del negocio no lo tenemos tan claro, y muchas veces los CRM pecan de usar terminología extraña, y priorizan facetas que quizás no lo son tanto para nosotros. Que la usabilidad sea intuitiva es algo muy necesario.
  • Que esté en español: esta condición es la que menos me preocupa, ya que domino el inglés. Pero en la línea de lo dicho en el párrafo anterior, si además de todo es un CRM en español, pues se agradece.
  • Que sea freemium: no me importa pagar por servicios online, ya sea pago por una app o suscripciones mensuales. Pero no me gusta pagar por algo sin haberlo probado. Las aplicaciones gratuitas que desbloquean funciones extra cuando adquieres la licencia premium son mis favoritas.
  • Y ya para nota, que automatice tareas: si además de cumplir con todo lo anterior tiene funciones automatizadas, como monitorización de llamadas, de emails o incluso que cruce funciones con otras apps como Trello, Active Collab o similares.

Programas de gestión de clientes

Hubspot

La herramienta Hubspot es mucho más que un CRM online. Es, de hecho, la herramienta de inbound marketing más reconocida a nivel mundial. Tiene toda una metodología de trabajo que hace que el marketing online, en concreto el inbound marketing, se automatice a altísimos niveles.

Aunque la herramienta completa de Hubspot tiene un precio bastante elevado (y además, aquí sólo estoy juzgando si es el mejor CRM posible), aparte tienen una herramienta de gestión de clientes gratis. Así que he decidido probarlo.

Lo primero que hay que distinguir aquí es la diferencia entre contactos, empresas y negocios. Estos dos últimos son sinónimos en español, pero para Hubspot el concepto de negocio es lo que podríamos denominar como proyecto, es decir, toda relación profesional con inicio y fin que se realiza con una empresa, y que seguramente tendrá una persona de contacto como interlocutora entre tu y la empresa.

La versión online es muy compleja. Es de esos CRMs que cuesta trabajo aprender a usarlos. Sobre todo porque muchas de las partes están traducidas y otras no. Si no tienes formación en ventas tardas un poco en entender que una presentation scheduled está inserto dentro de un sales pipeline. Si has llegado aquí con conocimientos de ventas y gestión de clientes, te parecerá una apreciación torpe. Pero créeme: los emprendedores necesitan CRMs más sencillos.

¿Necesitas un CRM gratuito en español y no das con el adecuado? En este post analizo algunos de los mejores | @Blocdeesbozos

Una parte guay es que permite conectar con Gmail para trackear los emails de forma automática. Hace lo mismo para las llamadas, pero es una función premium. Si no, puedes agregar tu mismo la información de forma manual.

Esta opción no está disponible en las versiones mobile (ni para smartphone ni para tablet), ya que se trata de una app en fase Beta y cuando intentas agregar información te sale un aviso de coming soon.

¿Necesitas un CRM gratuito en español y no das con el adecuado? En este post analizo algunos de los mejores | @Blocdeesbozos

También puedes crear tareas, que se agregan en un panel tipo canvas separado por not started, in progress, waiting y completed.

Además de lo dicho, tiene un apartado llamado “herramientas de ventas”, algunas de pago, otras gratuitas, entre las que puedo destacar plantillas (para componer emails), prospectos (para identificar potenciales clientes), o la integración con Google Drive, Box o Dropbox para el volcado de documentos.

Pros de Hubspot CRM:

  • Está respaldado por una gran compañía.
  • Es un CRM gratis, al menos en la mayoría de sus funciones.

Contras de Hubspot CRM:

  • La curva de aprendizaje.
  • No integra con Google.
  • No está bien traducido.
  • No funciona bien en movilidad.

Nimble

Otra de las aplicaciones que he probado es Nimble. Se trata de una aplicación muy chula, desde un punto de vista de diseño, que se vende como la número 1 en cuanto a votos sociales. De hecho, tiene muchos premios, aunque eso no tiene por qué ser garantía de nada, en realidad.

Una de las primeras pegas es que no tiene versión freemium, sino que un Trial de 15 días, así que me he tenido que dar prisa en probarlo para hacer la reseña. Y de hecho tiene un único precio, 22$, más caro que algunos de sus competidores. Otra pega de inicio es que sólo está en inglés.

Nimble CRM, otra alternativa interesante, no apta para tablets | @Blocdeesbozos

La tercera pega que me encuentro antes de sumergirme en el uso de la herramienta es que tiene soporte pc y para smartphone, pero no para la tablet. Claramente no estamos ante el mejor CRM del mercado.

Una vez que la abrimos y la trasteamos por dentro, vemos una función que en otras apps es de pago: sincroniza perfectamente con Google Calendar. Podemos tanto agregar citas desde la aplicación, que se verá en el calendario, como al contrario: agregar eventos en el calendario que se verán en la app.

Esa integración también afecta a gmail. Por tanto, cuando entramos en una ficha de un contacto nos salen los emails que hemos cruzado con esa persona.

Otro asunto de interés es el resumen diario por email que te recuerda lo que tienes en el día. Para mi sería una función que desconectaría, en caso de decantarme definitivamente por ésta, ya que un CRM debe ser una aplicación en la que estar consultando continuamente, todos los días. Por tanto, no debe producirse la necesidad de recibir una notificación extra.

Seguimos con los contras, ya que el gestor de tareas es muy pobre. El del móvil, porque la versión para pc es terriblemente compleja. Hacen bien en ofrecerte un videotutorial cada vez que entras en una nueva sección.

Pros de Nimble:

  • Sincroniza con Google Calendar.
  • Envía un informe diario de resumen

Contras de Nimble:

  • Gestor de tareas muy pobre.
  • Sólo en inglés.
  • No está para tablets, sólo smartphones.
  • No es freemium, sino que tiene un trial de 15 días. Después, 22$ al mes.

Pipedrive

Esta aplicación ha sido una pequeña decepción para mi. Su eslogan es “hecha por gente de negocios para gente de negocios”, y anuncian una gran integración con Google, Mailchimp, Zapier, Trello… Pero se queda en promesas, y no será porque no lo he intentado.

La sincronización la hace guay con gmail, con uno normal, pero cuando intento meterle el correo corporativo que tengo usando Gsuites, ahí parece que sí… pero no. Parece que es capaz de entrar y ver qué calendarios tienes, y qué grupos de contactos… pero no te importa ni los contactos ni los eventos.

Es una lástima, porque tiene buena pinta. Pero si no consigo hacer esa integración, ya probarla me cuesta trabajo. Da igual que sea el mejor CRM online del mercado, porque si no puedo meterle información no puedo probarlo, y tener que meterlos a mano para este análisis está siendo un rollo.

Pipedrive CRM, un quiero y no puedo si necesitas sincronizar con Gsuite | @Blocdeesbozos

Pros de Pipedrive:

  • En inglés de entrada, pero configurable a cualquier idioma, región y moneda.
  • Parece ser muy eficaz en cuanto a la usabilidad.

Contras de Pipedrive:

  • Para muchas funciones el móvil no basta: hay que acudir al pc.
  • Entre otras, para solicitar la sincronización con google.
  • Dicha sincronización no funciona con Gsuite.

Prosperworks

Este es otro CRM online que promete el máximo de integración con Google, y en concreto con Gsuite. Y tengo que confesar que me ha costado bastante conseguirla. Punto negativo frente a otras que consiguen dicha integración pulsando dos botones.

Lo cierto es que decidí darle la oportunidad de aprender a usarla porque han sido los únicos que han tenido el detalle de llamarme para ver qué me estaba pareciendo la aplicación. Después de media hora de inglés telefónico, me ofrecieron unos tutoriales para aprender a configurarlo. Y menos mal.

Las app no tienen ninguna función de ajustes. Se debe hacer todo por pc, en el panel de configuración.

Un de las curiosidades que tiene el CRM Prosperworks es si integró con gmail, e la misma página de gmail, a través de u plugin de Chrome. Un punto en contra es que sólo está en español. Y otro es que a pesar de tener integración con gmail, y por tanto con los contactos, la subida de contactos nuevos hay que hacerla de forma manual.

En general me ha parecido una herramienta poco útil, pero sobre todo poco usable. No he encontrado elementos que destaquen frente a la competencia, más allá de la integración con gmail vía extensión de chrome.

Es duro tener que prescindir tan rápido de un CRM, pero dada la competencia que hay, y que realmente tengo prisa en incorporar uno a mi rutina de trabajo, cualquier factor que me ayude a discriminar es aprovechado.

Pros de Prosperworks:

  • Nada destacable.

Contras de Prosperworks:

  • La integración con Gsuite no es sencilla.
  • En inglés.
  • Para tocar los ajustes hay que acceder vía pc.
  • Tampoco es especialmente barata.

ZohoCRM

El CRM Zoho es uno de los más populares actualmente. De hecho, son un conjunto de aplicaciones, de las cuales el CRM sólo es una más de ellas. Que sea una de las más populares significa, entre otras cosas, que si buscas Zoho en youtube te salen más de 45mil resultados con tutoriales, cursos y trucos.

Aunque lo cierto es que tampoco es necesario dedicar demasiado tiempo a aprender a manejarlo, ya que se aprende sólo. Es bastante intuitivo. La mayor dificultad radica en entender la diferencia entre cuentas y contactos, siendo las primeras las empresas y lo segundo las personas. Pero en cuanto llevas un rato con él, ya te haces a la nomenclatura.

De todas formas, cuando accedes a la configuración a través del PC puedes cambiar el nombre de las secciones. Yo he renombrado “Posibles clientes” por “Potenciales”, “Cuentas” por “Empresas” y “tratos” por “Proyectos”.

¿Necesitas un CRM gratuito en español y no das con el adecuado? En este post analizo algunos de los mejores | @Blocdeesbozos

Si registras un “posible cliente”, puedes asignarlo a un punto concreto del embudo de conversión (o línea, en este caso), y si finalmente cuaja la oportunidad puedes convertir ese “posible cliente” en una “cuenta” y un “contacto” de forma simultánea.

Voy a insistir de nuevo en que todo eso es configurable. Puedes crear varios embudos (pipelines) y darle a cada fase el nombre que quieras. Igualmente, puedes quitar y poner en los formularios de registro cualquier dato que necesites. Yo, de hecho, los he simplificado muchísimo, para que añadir un nuevo contacto sea cuestión de hacer tres clics.

Tiene una función de monitorizar las llamadas de forma automática. Para que funcione tienes que tener dado de alta un plan de pagos, y tener el contacto metido en el CRM. Entonces, después de cada llamada, te pregunta si quieres añadirla al registro. Es una función muy pobre frente a la misma que ofrece Base CRM (más abajo), pero cumple con un mínimo de utilidad.

¿Necesitas un CRM gratuito en español y no das con el adecuado? En este post analizo algunos de los mejores | @Blocdeesbozos

Igualmente es de pago la sincronización con Google Calendar, en concreto con el primer plan de pago (el de 12$ al mes). Aquí tenéis una comparativa más profunda entre los distintos planes. Yo, por ahora, es el plan en el que estoy metido.

Otra función chula es la de insertar formularios en la web, como este que veis a continuación:

Formulario prueba 1
Nombre*
Empresa*
Email*

Eso permite crear páginas de contacto en las webs, con llamadas a la acción del tipo "déjame tus datos y te enviamos un presupuesto".

No pierdo de vista tampoco el potencial que tiene en cuanto a personalización de los canales de distribución (el origen de una oportunidad)

Ojo al tema de que Zoho tiene su propio marketplace de aplicaciones entre las que se encuentran Mailchimp, SuveyMonkey, Zendesk, Docusign, Outlook, Shopify... incluso tiene la opción de integrarse con Hubspot.

Os dejo con un vídeo promocional de la propia Zoho, sin duda el mejor CRM gratis de todos los que he probado:

Pros de ZohoCRM:

  • Free Edition para hasta 10 usuarios. Planes de pago desde 12$
  • Buena curva de aprendizaje. Aún así, tiene un buen puñado de webinars para aprender a usarlo. O para aprender a exprimirlo.
  • Tiene integración con RRSS, Slack y otras plataformas de comunicación.
  • Tiene herramientas de automatización del marketing (formularios de captación de correos, emails, autorespondedores...)

Contras de ZohoCRM:

  • Para integrar con Google Suite hay que pasar al primer plan de pago.
  • Para automatizar las llamadas hay que pasar a un plan de pago.

Base

Una de las más aplicaciones más chulas que me he topado ha sido Base CRM, una app que asegura ser la plataforma all-in-one de ventas del mercado. Un software que cuenta con más de 7mil clientes, entre ellos Cisco.

Tiene una clarísima orientación a ventas. Lo podemos ver en el panel de inicio, donde se ve un resumen de la actividad, en el que se ven unas tarjetas con cálculos de oportunidades ganadas y oportunidades perdidas por canal, por semana, por trimestre o por año.

¿Necesitas un CRM gratuito en español y no das con el adecuado? En este post analizo algunos de los mejores | @Blocdeesbozos

Está en español, y el menú es realmente fácil e intuitivo. Se divide en el panel que he comentado, los leads, los contactos (aquí aúna personas y empresas), las oportunidades, las tareas, el calendario y comunicación, que es la alucinante función que trackea todos tus mensajes, emails y llamadas.

Pero no sólo te registra las llamadas, como Zoho CRM. Es que además te sale una pantalla que te pregunta sobre qué ha ido la llamada y éxito de la misma. Genial para llevar la gestión de clientes al mínimo detalle.

Mucha de esta información, la de actividad, la tenéis también dentro de la ficha de cada contacto. De hecho, en cada una de ellas podéis ver información del contacto, actividad, oportunidades, notas, tareas, documentos asociados, comunicación (esta es la que comentaba antes), calendario y colaboradores.

Otra función realmente interesante que he encontrado es el filtro de contacto. Puedes ver sólo las personas, sólo las empresas, segmentar por clientes, o por posibles clientes... pero también por el estado del cliente (actual, antiguo, potencial...), por sector...

La sincronización con Gsuite es automática. Nada más arrancar se puede ver el calendario. Y puedes utilizar tu correo electrónico para enviar y recibir directamente desde Base. Es más: hasta puedes crear plantillas para correos y utilizar etiquetas de autorelleno.

La mayor ventaja que tiene este CRM es a la vez su mayor defecto: las versiones para movilidad son gratuitas... peeeeero la de pc es de pago... y no es barato. 45$ el plan más económico, lo cual lo sitúa en uno de los competidores más caros de esta comparativa. Podría ser el mejor CRM online de todos, pero con ese inconveniente competitivo lo veo complicado.

Pros de Base:

  • En español.
  • Sincroniza con G.calendar y con contactos del móvil.
  • Soporte en PC, smartphone y tablet.
  • Es gratis en movilidad.
  • Es la más intuitiva de todas.

Contras de Base:

  • Sólo es gratis en el móvil. En PC tiene coste, y además bastante elevado (45$/mes por usuario).

Conclusión: ¿Cuál es el mejor CRM?

Hasta ahora, Base CRM es el que más me ha gustado. A pesar de lo potente y completo que es tiene una usabilidad muy intuitiva. Pero no creo que sea capaz de obviar la parte de PC para tener un CRM super completo en el móvil y la tablet gratis. Preferiría pagar la mitad por las 3 plataformas que tener esa "ventaja" de tenerlas gratis en movilidad.

Si sólo vais a usar smartphone o tablet, Base es el mejor CRM gratis sin lugar a dudas. Es que es muy bueno, de verdad. Lo que pasa es que quizás en algún momento requieras de usar un pc, y ahí el precio hace que la ratio usabilidad/precio (o calidad/precio, como queráis) sea demasiado desfavorable.

Porque si no hubiera alternativa, pues está claro que me quedo con este CRM, haya que pagar lo que sea que haya que pagar. Pero el tema es que el mercado de los CRM online está bastante saturado de opciones, y hay una realmente digna.

La única alternativa para ser el mejor CRM online es, a mi criterio, Zoho CRM, quizás un pelín menos manejable que Base, pero tiene una escalabilidad de precios que me parece más que razonable. Es un CRM gratis, con funcionalidades básicas pero suficientes, para ir probando; 12$/mes si quiero sincronización con Gsuites; 20$ si empiezo a tener interés en social CRM; 35$ por el paquete Enterprise... Y ojo que todavía no he llegado al precio que cuesta Base.

Además, al ser una de las más populares, hay muchos cursos de Zoho CRM, por lo que puedes ir formándote para cada vez sacarle más partido. De hecho, en cuanto le dedicas un poco de tiempo a tocar las opciones de configuración avanzada, se convierte en un CRM online realmente potente.

 

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